Secretaresse Management Servicebedrijf Personeel & Organisatie

Het servicebedrijf P&O is op zoek naar een energieke, accurate en servicegerichte professional die goed gedijt in een dynamische, innovatieve omgeving. Je haalt voldoening uit het aanbrengen van structuur, verbetering en efficiency. Als secretaresse ben je het aanspreekpunt voor het servicebedrijf P&O en het managementteam van P&O. Naast de officemanager ondersteun je de afdeling breed op het secretarieel gebied.

Jouw werkzaamheden op het secretariaat zijn, naast het verrichten van uitvoerende taken, zorgen voor een goede interne afstemming en stroomlijning van de activiteiten van het secretariaat. De hoofdtaak betreft het ondersteunen van de MT-leden en de consultants en waar nodig ook de directeur P&O. Daarnaast behandel je telefoon- en mailverkeer, voer je regie op meerdere agenda’s en bewaak je de voortgang c.q. afhandeling van actiepunten. Je bent verantwoordelijk voor het plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen/overleggen zoals o.a. het afdelingsoverleg, het bewaken en uitzetten van de daaruit voortvloeiende actiepunten.
Je hebt gevoel voor het belang van de onderwerpen die spelen. Je bent gewend om veel zaken tegelijk aan te pakken en daarbij goed het overzicht te houden. Belangrijk is dat je zelfstandig en proactief kunt werken, meedenkt met en voor de personen voor wie je werkt en taken naar je toe trekt. Tegelijkertijd hou je ook van teamwork en kun je goed samenwerken met anderen. In hoog tempo zorgvuldig werken zie je als een uitdaging.

Ben je in het bezit van een mbo-diploma met bewezen HBO werk- en denkniveau en beschik je over ruime (3 tot 4 jaar) secretariële werkervaring in een soortgelijke functie, dan nodigen wij jou van harte uit om te solliciteren.
Wij verwachten van jou, een proactieve werkhouding en je bent in staat zelfstandig te werken in een dynamische omgeving. Je bent communicatief sterk, zowel in woord als in geschrift en je bent ook in staat om mee te denken in de processen. Verder beschik je over uitstekende contactuele en collegiale eigenschappen, je bent accuraat en kunt goed organiseren, je hebt een flexibele werkhouding en je bent in staat prioriteiten te stellen en je houdt hierbij het overzicht. Tot slot ben je gewend om digitaal en hybride te werken en kent MS Office (inclusief gebruik Sharepoint en Teams) voor jou geen geheimen.

Voor deze functie geldt dat je voor aanvang van het dienstverband een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) moet kunnen overhandigen.

Als secretaresse behoor je tot het servicebedrijf P&O, word je aangestuurd door de officemanager en bemens je samen met haar en nog 2 andere secretaresses het secretariaat. Het servicebedrijf gaat voor de zomer verhuizen naar het Mecc.
Binnen het Maastricht UMC+ is het servicebedrijf Personeel & Organisatie één van de ankerpunten. Het kent een breed scala aan taken die grofweg verdeeld kunnen worden in advisering ten aanzien van organisatieontwikkeling, facilitering van selfservice op de P&O administratieve processen en de bijbehorende salarisverwerking, beleidsontwikkeling aanvullend op de geldende cao en het ondersteunen en verbeteren van alle processen en activiteiten met betrekking tot het werken in het Maastricht UMC+. Wij stellen hierbij de medewerker centraal en dragen dat uit met al onze uitingen.
Deze taken worden niet alleen voor maar vooral ook samen met onze klanten (de Centra, Expertise Eenheden en de collega Servicebedrijven) uitgevoerd.

Het betreft een arbeidsovereenkomst van 1 jaar voor gemiddeld 32-36 uur per week conform artikel 2.4.2 Cao umc, zijnde een tijdelijk contract vooruitlopend op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd als bedoeld in lid 3 van artikel 2.3 Cao umc.

De Cao universitair medische centra (umc) is op deze functie van toepassing.
Wij bieden je:

• Eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris;
• Goede pensioenvoorziening bij het ABP;
• Mogelijkheid om je collectief te verzekeren voor o.a. ziektekosten (umc) en arbeidsongeschiktheid (Loyalis);
• Cao à la Carte, waaronder bijvoorbeeld een fietsregeling en fitnessabonnement;
• Diverse incompany trainingen en mogelijkheid tot ontwikkeling via e-learning methodiek.

Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris maximaal € 3.422,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling, conform schaal A07 van de Cao umc.

Voor meer informatie over de functie, de sollicitatieprocedure of overige vragen kun je contact opnemen met Team Recruitment. Bereikbaar iedere werkdag op telefoonnummer: 043-387 59 77 of per mail: recruitment@mumc.nl
Meer algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ is te vinden op www.werkenbijmumc.nl.

Een screening en/of online assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

De eerste sollicitatiegesprekken zullen plaatsvinden op vrijdag 14 april. Een tweede ronde wordt in de week erna gepland.